Kluczowe dokumenty prawne na stronie internetowej Twojej firmy

MacBook Pro near white open book

Skuteczne prowadzenie działalności online wymaga nie tylko stworzenia atrakcyjnej i funkcjonalnej strony internetowej, ale także zapewnienia, że spełnia ona wszelkie wymogi prawne. Przedsiębiorcy muszą być świadomi, że nieprzestrzeganie przepisów może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym kar finansowych oraz utraty reputacji. W kontekście rosnącej liczby transakcji online, budowy marki osobistej i promocji usług, odpowiednie przygotowanie dokumentacji prawnej jest kluczowe dla zdobycia zaufania klientów.

Niezależnie od tego, czy Twoja działalność polega na sprzedaży produktów, oferowaniu usług, czy budowaniu marki osobistej, poniżej znajdziesz listę istotnych dokumentów, które powinny znaleźć się na Twojej stronie internetowej. Bycie na bieżąco z tymi wymaganiami nie tylko zabezpieczy Twoją firmę, ale również pomoże w zbudowaniu silnej relacji z klientami opartych na przejrzystości i zaufaniu.

Polityka ochrony danych osobowych (RODO)

Polityka ochrony danych osobowych to kluczowy dokument, który musi być zgodny z przepisami RODO. Powinna obejmować:

  • Tożsamość administratora danych.
  • Cele i podstawy prawne przetwarzania danych.
  • Kategorie danych osobowych oraz okres ich przechowywania.
  • Prawa osób, których dane dotyczą.

Przygotowanie polityki w sposób zrozumiały i przejrzysty zwiększa zaufanie użytkowników do Twojej marki.

Polityka plików cookies

Dokument ten jest niezbędny w przypadku, gdy Twoja strona korzysta z plików cookies. W polityce powinny znajdować się informacje dotyczące:

  • Rodzajów plików cookies używanych na stronie i ich celów.
  • Możliwości zarządzania przez użytkowników ustawieniami cookies.

Przejrzystość w zakresie korzystania z cookies jest kluczowa dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Regulamin ten spełnia niezwykle ważną rolę jako zestaw zasad dotyczących korzystania z Twojej strony internetowej. Powinien zawierać:

  • Szczegółowe warunki korzystania z usług.
  • Prawa i obowiązki użytkowników oraz operatora strony.
  • Procedury dotyczące reklamacji.

Dokument ten jest istotny zarówno dla ochrony interesów firmy, jak i dla ułatwienia korzystania z serwisu przez użytkowników.

Zasady publikacji opinii i recenzji

Polityka dotycząca zbierania i publikowania opinii użytkowników jest ważna dla budowania zaufania. Powinna zawierać:

  • Kryteria, które decydują, kto może publikować opinie.
  • Proces moderacji oraz sposób weryfikacji recenzji.

Dostosowanie zasad do wytycznych dyrektywy Omnibus pomoże utrzymać transparentność i klarowność relacji z użytkownikami.

Regulamin newslettera

Jeśli planujesz wysyłanie newsletterów, konieczne jest przygotowanie regulaminu, który opracowuje:

  • Proces gromadzenia danych osobowych.
  • Cele i zakres wysyłki newsletterów.
  • Zasady rezygnacji z subskrypcji.

Umożliwia to przejrzystość komunikacji oraz budowanie relacji z subskrybentami.

Klauzula RODO przy formularzach kontaktowych

Każdy formularz kontaktowy musi być zgodny z RODO. Powinien obejmować:

  • Cel zbierania danych osobowych.
  • Tożsamość administratora danych.
  • Checkbox, który potwierdza zgodę użytkownika na przetwarzanie jego danych osobowych.

Umieszczenie takiego checkboxa jest obowiązkowe, aby zapewnić zgodność z przepisami oraz zwiększyć przejrzystość procesów przetwarzania danych.

Zgody marketingowe

Zgody na przetwarzanie danych marketingowych muszą być wyraźnie zaznaczone. Powinny spełniać następujące kryteria:

  • Checkboxy muszą być aktywnie oznaczane przez użytkowników.
  • Zgoda musi być wyodrębniona od innych zgód, co zapewnia transparentność.

Właściwe zarządzanie zgodami pozwala na skuteczne prowadzenie działań marketingowych.

Regulamin sprzedaży

W przypadku prowadzenia działalności sprzedażowej, regulamin sprzedaży powinien szczegółowo określać:

  • Warunki zakupu, metody płatności i zasady dostawy.
  • Procedury zwrotu i reklamacji.
  • Prawa konsumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dodatkowo, od grudnia 2024 r. sprzedawcy będą zobowiązani do przestrzegania unijnego rozporządzenia 2023/988 dotyczącego ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR). Nowe przepisy wymagają m.in. podawania danych producenta oraz informacji o osobie odpowiedzialnej w UE, co ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa produktów oferowanych w sprzedaży online.

Polityka komentarzy

Jeśli Twoja strona umożliwia użytkownikom dodawanie komentarzy, warto stworzyć politykę odnoszącą się do tej kwestii. Powinna ona określać:

  • Zasady dotyczące dozwolonych treści oraz kryteria publikacji komentarzy.
  • Proces moderacji oraz konsekwencje za naruszenie regulaminu.

Zastosowanie odpowiednich zasad pomoże w utrzymaniu kultury dyskusji na stronie oraz w eliminacji treści nieodpowiednich.

Polityka używania treści

Korzyści płynące z posiadanego przez Ciebie contentu, takiego jak teksty, grafiki czy filmy, warto zabezpieczyć poprzez politykę używania treści. Dokument ten powinien zawierać:

  • Prawa autorskie do materiałów zamieszczonych na stronie.
  • Warunki, na jakich użytkownicy mogą korzystać z zawartości (czy wymagają zgody, czy są dostępne na zasadach Creative Commons itp.).

Ochrona własności intelektualnej jest kluczowa dla zachowania kontroli nad treściami oraz uniknięcia naruszeń praw autorskich.

Podsumowanie

Przygotowanie i wdrożenie niezbędnych dokumentów prawnych na stronie internetowej to kluczowy krok w budowaniu profesjonalnego wizerunku Twojej firmy oraz zapewnianiu jej zgodności z przepisami. Dokumenty, takie jak polityka prywatności, polityka cookies, regulamin świadczenia usług, zasady publikacji opinii oraz regulamin sprzedaży, są absolutnie fundamentalne dla solidnych relacji z użytkownikami.

Dbanie o aktualność i pełną zgodność tych dokumentów z obowiązującymi przepisami prawa zapewnia nie tylko ochronę Twojej działalności, ale także buduje zaufanie i lojalność wśród klientów. Aspekty prawne są integralną częścią strategii marketingowej i operacyjnej w przestrzeni online, a ich odpowiednie zarządzanie może stać się przewagą konkurencyjną w coraz bardziej wymagającym środowisku cyfrowym.

Jeśli masz pytania dotyczące przygotowania dokumentów prawnych lub potrzebujesz pomocy w ich wdrożeniu, serdecznie zapraszam do kontaktu!

Poinformuj znajomych

Inne artykuły na blogu

Polityka prywatności i plików cookies

Zgodnie z z art. 13 ust. 1−2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO – informujemy, że niniejszy dokumenty reguluje zasady przetwarzania Państwa danych osobowych i wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem z naszej strony internetowej i kontaktami e-mailowymi lub telefonicznymi.

Podstawowe dane:

  • Adres strony internetowej: adwokat-mc.pl(zwana dalej „stroną”)
  • Administrator Państwa danych osobowych:  Agnieszka Mirowska-Czarnecka (zwany dalej „administratorem”)
  • Adres kontaktowy: kancelaria@adwoka-mc.pl

Skrócona wersja – najważniejsze informacje:

  • Kontaktując się z nami, przekazują nam Państwo swoje dane osobowe, a my gwarantujemy, że Państwa dane pozostaną poufne, bezpieczne i nie zostaną udostępnione jakimkolwiek podmiotom trzecim bez Państwa wyraźnej zgody.
  • Powierzamy przetwarzanie danych osobowych tylko sprawdzonym i zaufanym podmiotom świadczącym usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych.
  • Korzystamy z narzędzi analitycznych Google Analytics, które zbierają informacje na temat odwiedzin strony, takie jak podstrony, czas spędzony na stronie czy przejścia pomiędzy poszczególnymi podstronami. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies firmy Google LLC dotyczące usługi Google Analytics.
  • Wykorzystujemy pliki cookies własne w celu prawidłowego działania strony.

Jeżeli powyższe informacje nie są dla Państwa wystarczające, poniżej znajdują się dalej idące szczegóły:

§1 Dane osobowe

  1. Osoba odwiedzająca stronę lub  kontaktująca się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź telefonu (zwana dalej „użytkownikiem”) może przekazywać swoje dane osobowe Administratorowi za pomocą dostępnych form kontaktu,
  2. Administratorem danych osobowych Użytkownika jest Administrator.
  3. Dane przekazane Administratorowi  przetwarzane są w celach wyszczególnionych w §2
  4. Administrator gwarantuje poufność wszelkich przekazanych mu danych osobowych.
  5. Podanie danych jest zawsze dobrowolne, ale niezbędne do podjęcia przez Użytkownika kontaktu,
  6. Dane osobowe są gromadzone z należytą starannością i odpowiednio chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego nieupoważnione.
  7. Dane osobowe użytkownika będą przetwarzane do zakończenia komunikacji z nami lub, w razie podjęcia współpracy do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń z umowy. Dane zawarte na fakturach będą przetwarzane do końca okresu, przez który przepisy prawa wymagają przechowywać dokumentację rachunkową. Ponadto, część danych może być również przetwarzana po upływie wskazanych wcześniej okresów przez czas prowadzenia przez nas działalności gospodarczej w celach archiwalnych, analitycznych i statystycznych opisanych bardziej szczegółowo w §2
  8. Użytkownikowi przysługują następujące uprawnienia:
    • prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
    • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
    • prawo do przenoszenia danych,
    • prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu, jeżeli Użytkownik uprzednio taką zgodę wyraził,
    • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora

§2 Cele i podstawy przetwarzania

Dane przetwarzane są w następujących celach:

  • odpowiedź zwrotna na otrzymane zapytanie w związku z prośbą o taki kontakt skierowaną do nas – podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda użytkownika wynikająca z zainicjowania z nami kontaktu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
  • archiwizacja korespondencji przychodzącej i wychodzącej na wypadek potrzeby wykazania jej przebiegu, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),wykonania
  • jeżeli nasz kontakt doprowadzi do nawiązania współpracy, dane będą następnie przetwarzane w celu wykonanie zawartej z nami umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
  • wystawianie faktur, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji rachunkowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
  • cele archiwalne (dowodowe) na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów oraz w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
  • cele analityczne, takie jak dobór usług do naszych klientów, optymalizacja naszych produktów lub usług na podstawie uwag klientów, optymalizacja procesów obsługi na podstawie przebiegu obsługi sprzedaży i posprzedażowej, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
  • badanie satysfakcji klientów i określanie jakości naszej obsługi, co jest naszym prawie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

§3 Odbiorcy danych/podprzetwarzający dane osobowe

  1. Dane osobowe użytkownika możemy udostępniać naszym podwykonawcom, czyli podmiotom, z których usług korzystamy przy przetwarzaniu danych osobowych
  2. Dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane do państw trzecich (znajdujących się poza Unią Europejską). Odpowiednie zabezpieczenia danych są zapewnione poprzez zatwierdzony mechanizm certyfikacji w połączeniu z egzekwowalnymi zobowiązaniami odbiorcy danych do odpowiednich zabezpieczeń (program Privacy Shield).
  3. Poniżej znajduje się lista możliwych odbiorców danych Użytkownika:
    • Osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, wspierające bieżącą działalność administrator
    • Dostawca oprogramowania księgowego,
    • Dostawca oprogramowania do zarządzania projektami,
    • Dostawca pakietu biurowego,
    • Firma utrzymująca stronę na serwerze (hostingodawca),
    • Firma utrzymująca pocztę elektroniczną administratora (dostawca serwera pocztowego),
    • Odpowiednie organy publiczne w zakresie, w jakim Administrator jest zobowiązany do udostępnienia im danych.

§4 Pliki Cookies

  1. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika naszej strony internetowej i przeznaczone są do korzystania z podstron tejże strony. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
  2. Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
    • dostosowania zawartości strony internetowej do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika strony internetowej i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb;
    • tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy strony internetowej korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości;
    • utrzymanie sesji Użytkownika strony internetowej (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie strony internetowej ponownie wpisywać loginu i hasła;
  3. Na naszej stronie internetowej stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne”  (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
  4. W ramach strony internetowej stosowane są lub mogą być stosowane następujące rodzaje plików cookies:
    • „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach strony internetowej, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach strony internetowej;
    • pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach strony internetowej;
    • „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych strony internetowej;
    • „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.;
    • „analityczne” – np. Google Analytics , które zbierają informacje na temat odwiedzin strony, takie jak podstrony, czas spędzony na stronie czy przejścia pomiędzy poszczególnymi podstronami. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies firmy Google LLC dotyczące usługi Google Analytics.
  5. W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy strony internetowej mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika strony internetowej. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
  6. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej.
  7. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika strony internetowej i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem strony internetowej reklamodawców, partnerów, firmy analityczno-badawcze oraz dostawców aplikacji multimedialnych.

 

§5 Logi serwera

  1. Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywana jest strona. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera.
  2. Logi obejmują m.in. adres IP użytkownika, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym.. Logi mogą być zapisywane i przechowywane są na serwerze.
  3. Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi ze strony i nie są wykorzystywane przez nas w celu identyfikacji użytkownika.
  4. Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania stroną, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem.

Adam Nowak

radca prawny

Specjalizuje się w prawie gospodarczym i podatkowym. Posiada bogate doświadczenie w obsłudze prawnej spółek

Biegle posługuje się językiem angielskim.

Anna Krajewska

adwokat

Specjalizuje się w prawie autorskim. Posiada bogate doświadczenie w zakresie ochrony dóbr intelektualnych i rejestrowania znaków towarowych.

Biegle posługuje się językiem angielskim.

Strona wykorzystuje pliki cookies w celu świadczenia usług na najwyższym poziomie. Ustawienia przechowywania cookies można zmienić w przeglądarce. Więcej informacji…