Wielu projektantów wnętrz przyznaje, że potrafią stworzyć piękne i funkcjonalne przestrzenie, ale kiedy wchodzą w grę kwestie prawne – nie zawsze czują się równie pewnie. Tymczasem to właśnie odpowiednia umowa z klientem często decyduje o tym, czy projekt przebiegnie bez komplikacji i czy zapłata za wykonaną pracę wpłynie na czas.
Z mojego doświadczenia w pracy z twórcami i osobami z branży kreatywnej wiem, że nawet najbardziej zgrana współpraca może się skomplikować, gdy nie ma jasno określonych zasad. Dlatego zachęcam, by nie traktować umowy jako przykrego obowiązku – ale jako podstawowe narzędzie ochrony Twoich interesów.
Poniżej znajdziesz kluczowe zagadnienia, które warto uregulować, jeśli pracujesz jako projektant wnętrz i chcesz uniknąć sporów o zapłatę, odpowiedzialność czy prawa do projektu.
Zakres prac – nie zostawiaj przestrzeni na domysły
Im bardziej szczegółowo opiszesz, co obejmuje projekt, tym mniej miejsca zostawiasz na nieporozumienia. Często okazuje się, że klient oczekuje usług, które – z Twojego punktu widzenia – nie były częścią umowy, jak np. obecność na budowie, nadzór nad dostawami czy konsultacje z wykonawcami.
Dlatego umowa powinna jednoznacznie określać:
- jakie fazy obejmuje projekt (np. koncepcja, projekt wykonawczy, wizualizacje, nadzór autorski),
- ile poprawek wchodzi w cenę (i ile kosztują dodatkowe),
- które działania są płatne dodatkowo, a które mieszczą się w standardzie.
Przykład: „Projekt obejmuje wykonanie jednej wersji projektu koncepcyjnego oraz dwóch tur poprawek. Każda kolejna tura zmian podlega osobnej wycenie.”
Etapy i harmonogram – pozwól sobie pracować spokojnie
Rozpisanie projektu na etapy (i uzależnienie płatności od ich zakończenia) porządkuje współpracę i zapobiega sytuacjom, w których wykonujesz wszystko z góry, a klient odwleka zapłatę.
Dobrą praktyką jest podział np. na:
- etap I – projekt funkcjonalny,
- etap II – projekt koncepcyjny i wizualizacje,
- etap III – projekt wykonawczy i dokumentacja techniczna,
- etap IV – nadzór autorski.
Każdy etap powinien kończyć się akceptacją przez klienta i fakturą. Można też zastrzec, że nieprzystąpienie do kolejnego etapu bez uregulowania płatności nie stanowi zwłoki po stronie projektanta.
Z orzecznictwa: „W zobowiązaniach wzajemnych (art. 488 § 1 k.c.) projektant może uzależnić wykonanie kolejnych etapów od uregulowania wynagrodzenia przez klienta – brak zapłaty może stanowić podstawę do wstrzymania świadczenia.” (Sąd Apelacyjny w Gdańsku, wyrok z 27 listopada 2018 r., sygn. akt V ACa 186/18)
Wynagrodzenie – precyzja przede wszystkim
Wynagrodzenie powinno być określone precyzyjnie:
- czy pracujesz w oparciu o ryczałt, czy stawkę godzinową?
- czy płatność następuje w całości po zakończeniu projektu, czy etapami?
- czy należą Ci się zaliczki na poszczególnych etapach?
Warto także wskazać, w jakim terminie klient musi uregulować należność (np. 7 dni od wystawienia faktury), i co dzieje się w przypadku opóźnienia.
Z praktyki kancelarii: Często problemem nie jest sam brak zapłaty, ale brak jasnych terminów lub nieczytelnych zasad płatności. Klient może twierdzić, że „nie wiedział”, „czekał na poprawki” albo „miał inne wyobrażenia”. Dobra umowa eliminuje te preteksty.
Kary umowne – nie tylko na papierze
Kara umowna za opóźnienie w zapłacie działa mobilizująco – nawet jeśli nie zostanie finalnie dochodzona przed sądem. Jej obecność w umowie daje silniejszą pozycję negocjacyjną i często wystarcza, by klient uregulował należność bez dalszych rozmów.
Przykładowa klauzula: „W przypadku zwłoki w zapłacie wynagrodzenia powyżej 7 dni, klient zapłaci karę umowną w wysokości 0,2% wartości wynagrodzenia brutto za każdy dzień opóźnienia.”
Z orzecznictwa: „Zastrzeżenie kary umownej za opóźnienie w zapłacie wynagrodzenia w umowie o dzieło mieści się w granicach swobody umów i może być skutecznie dochodzone.”
(Sąd Najwyższy, wyrok z 8 lutego 2022 r., sygn. akt II CSKP 223/21)
Brak zapłaty – co możesz zrobić?
Jeśli klient nie zapłacił w terminie, najpierw warto przesłać pisemne wezwanie do zapłaty – z jasno określonym terminem i informacją o dalszych konsekwencjach, np. naliczeniu odsetek ustawowych lub skierowaniu sprawy do sądu.
W dobrze skonstruowanej umowie można też zawrzeć postanowienie, że:
„Prawa majątkowe do projektu przechodzą na klienta dopiero z chwilą pełnej zapłaty wynagrodzenia.”
To oznacza, że dopóki klient nie zapłaci – nie ma prawa korzystać z projektu ani przekazywać go dalej.
Prawa autorskie – zadbaj o swoje know-how
Projekt wnętrza to dzieło twórcze, które może być chronione prawem autorskim. Dlatego umowa powinna jednoznacznie określać:
- czy przekazujesz prawa majątkowe, czy tylko udzielasz licencji (i na jakich polach eksploatacji),
- czy klient może dokonywać zmian w projekcie,
- czy może przekazywać projekt dalej – np. innemu wykonawcy.
W praktyce: W wielu przypadkach projektant chce zachować prawa do projektu i jedynie udzielić ograniczonej licencji na jego realizację w danym lokalu. Takie rozwiązanie daje większą kontrolę nad swoim dorobkiem i zapobiega nieautoryzowanemu kopiowaniu rozwiązań.
Podsumowanie
Dobrze skonstruowana umowa to nie formalność – to Twoje zabezpieczenie w razie problemów. Im większe doświadczenie masz jako projektant, tym bardziej wiesz, że rzeczywistość projektowa jest nieprzewidywalna. Tym bardziej warto zadbać o przewidywalność w warstwie prawnej.
Zawczasu ustalone zasady pozwalają uniknąć nieporozumień, przyspieszają realizację projektu i – co najważniejsze – pomagają w odzyskaniu należnego wynagrodzenia, jeśli klient się nie wywiąże.
Potrzebujesz pomocy przy przygotowaniu umowy z klientem lub odzyskaniu zapłaty za projekt?
Prowadzę kancelarię obsługującą twórców i osoby z branży kreatywnej. Wspieram projektantów wnętrz w zabezpieczaniu ich pracy – i egzekwowaniu swoich praw, gdy pojawia się problem.
Zapraszam do kontaktu – wspólnie dopasujemy rozwiązania do Twojej praktyki zawodowej.
